Con el año 2020 denominado extraoficialmente como el año del "trabajo desde casa" debido al brote de coronavirus, sería útil compartir algunos consejos para las reuniones virtuales. A estas alturas, probablemente ya has estado en alguna videoconferencia para conectarte con tus compañeros de trabajo, socios o clientes. Pero ahora es el momento de aprender el arte, la etiqueta y el arte magistral de hacer que esas videoconferencias sean un éxito para todos los implicados.
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¿Qué es una videoconferencia?
Una videoconferencia es una reunión en línea que combina la señal de video en tiempo real de un programa de videoconferencia con una solución de pantalla compartida para permitir la colaboración en grupo. Las videoconferencias permiten a los participantes de reuniones remotas mantener conversaciones cara a cara más relevantes sin tener que depender de viajes para realizar reuniones personales productivas.
Algunas sugerencias a tener en cuenta
1. Estate preparado y a tiempo para la reunión
No hay nada peor que asistir a una reunión de video sin ninguna pista de contexto y que el presentador se incorpore a la reunión tarde porque no estaba preparado. Haz una agenda de la reunión por adelantado, envíala a tus asistentes y cúmplela durante toda la llamada. No sólo ayuda a la productividad y la eficiencia, sino que también marcará el tono de la reunión y dará tiempo a los demás para preparar sus preguntas y aportaciones.
2. Hazlo de forma concisa
Permíteme referirme a la navaja de Occam para ilustrar esta regla: "La explicación más simple suele ser la correcta". Eso significa que las videollamadas deben ser cortas y sencillas. Todo el mundo tiene horarios muy apretados hoy en día, y las conversaciones triviales no sólo son improductivas y consumen mucho tiempo, sino que también pueden ser extremadamente frustrantes.
3. Utiliza materiales visuales para potenciar el interés de los participantes
Las imágenes son una gran manera de mantener una reunión interesante y fresca. Puedes compartir aplicaciones, presentaciones de PowerPoint™, videos, tablas, gráficos y cualquier otra cosa para la colaboración en tiempo real.
4. Graba la videoconferencia para los colegas ausentes
Desafortunadamente, los proyectos rápidos y los plazos de última hora pueden aparecer inesperadamente a lo largo de la jornada laboral. Así que es importante grabar la videollamada para que los colegas que llegan tarde o están ausentes puedan seguirla más tarde a su conveniencia para ponerse al día con la información.
5. Silencia tu micrófono cuando no hables
Aunque pienses que estás muy callado mientras alguien habla, la mayoría de los micrófonos captarán sonidos débiles como el de la escritura, la tos, la masticación o el golpecito del bolígrafo. Una vez que varias personas reciben una llamada con micrófonos no silenciados, el ruido de fondo puede ser extremadamente molesto. Como cortesía común a los demás, siempre silencia el micrófono cuando no estés hablando.
6. Minimiza las distracciones
Esto puede parecer obvio, pero es importante asegurarse de que todos se centran en la reunión que se está celebrando y no en otras tareas que pueden distraerles. Pon tu teléfono móvil en silencio o fuera de la vista durante la reunión. Si compartes la pantalla con los demás participantes, intenta desactivar las notificaciones emergentes y cerrar otros programas como el chat, las notificaciones del calendario y el correo electrónico. Las empresas que utilizan la videoconferencia registran menos casos de multitarea en las reuniones, lo que se traduce en una reducción de los tiempos de reunión.
7. No te olvides de ser tú mism@
Ya hemos pasado de la videoconferencia que se utilizaba únicamente para las reuniones trimestrales de la junta con su equipo ejecutivo, a una forma diaria de comunicación cara a cara. Al igual que los mensajes de texto, hablar por teléfono o caminar hacia el escritorio de su colega y charlar en persona, la experiencia de la videoconferencia es acerca de lo que se está discutiendo. Así que no te preocupes cuando se trata de salir en pantalla, ¡sólo sé tú mism@!
8. Mantén las reuniones en el tamaño adecuado
Cuanta más gente haya en una llamada, más confusas y distraídas pueden resultar las cosas. Menos gente significa mayor colaboración y mayor participación. Por supuesto, si se trata de una reunión de toda la empresa, invita a todos a unirse a la transmisión en directo y grábalo para aquellos que no puedan asistir al evento en directo.
9. Comprueba tus ajustes
Aunque ahora las videollamadas sólo requieren un clic, nunca está de más comprobar la configuración y asegurarse de que el audio y la cámara están correctamente configurados. De esa manera, si tienes un monitor externo con una cámara incorporada, puedes ajustarlo de forma adecuada.
10. Utiliza la cortesía común
Debido a que la colaboración en video es como una interacción en persona, es importante usar la misma cortesía que usarías si estuvieras en la misma habitación. Esto incluye prestar atención al orador, minimizar la multitarea y abstenerse de interrumpir. Aunque esto pueda parecer obvio, los buenos modales pueden llevarte lejos cuando se desarrollan relaciones de negocios.
11. Comprende la tecnología
Todos los programas de videollamadas -Google Hangouts, BlueJeans, Zoom,etc. - tienen las mismas funciones básicas: un botón de silencio, una opción para compartir la pantalla que permite a otras personas ver lo que hay en el equipo y una función de chat para escribir mensajes a otros usuarios. Si no estás familiarizado con las videollamadas, prueba a hacer llamadas de prueba con familiares y amigos.
12. Vístete adecuadamente
Sólo porque trabajes desde casa, no significa que puedas vestirte como un descuidado, de cintura para arriba. ¡El pijama no es una opción! El zoom te puede dar la opción de retocar digitalmente tu apariencia, usando una tecnología no muy diferente a la de un filtro de Instagram. Sin embargo, la opción de retoque sólo desdibuja y da brillo a tu apariencia con una tecnología similar a la del filtro Instagram. Sin embargo, la opción de retoque sólo desdibuja y da brillo a tu rostro: bien si tienes resaca, pero no es exactamente un traje procesado digitalmente.
13. Cuidado con el chat privado
Gran parte de nuestra interacción en las reuniones es no verbal. El giro de ojos a espaldas de tu jefe; la sonrisa tensa cuando la oficina se pone en marcha. Con las videollamadas, estas sutilezas se pierden, por lo que algunos trabajadores suelen tener una charla furtiva con sus compañeros de trabajo al mismo tiempo. Pero un mensaje de chat es mucho más permanente que un giro de ojos. Estos mensajes pueden ser grabados por sus empleadores, y la gente puede ser responsable de ellos. Un giro de ojos informal puede ser desautorizado, pero un mensaje instantáneo en un servidor de la empresa no puede. Así que si te sientes tentado a quejarte de lo tediosa que es la videollamada a un colega de confianza, usa tu teléfono móvil personal.
14. Descárgate las actualizaciones
Nada crea más pánico en un anfitrión de videoconferencia que una actualización de software que se descarga justo cuando comienza la reunión. En la mañana de la llamada, abra el software y compruebe si hay actualizaciones. Así dispondrás de tiempo suficiente para descargar cualquier actualización sin limitación de tiempo. Reinicia tu ordenador y abre el software de nuevo para asegurarte de que todo está configurado correctamente. Si se ha realizado algún cambio en el panel de control en la actualización, este tiempo extra te permite hacer un breve resumen y estar mejor preparado para realizar una llamada eficiente.
15. Asume que tu audiencia no sabe nada de la herramienta
Hay una multitud de sistemas y plataformas de videoconferencia. No todos los usuarios están familiarizados con cada uno de ellos. Asume que tu audiencia no sabe nada de la plataforma. Después de abrir la llamada, familiariza brevemente a tu audiencia con la ubicación de las herramientas provistas, como el silencio, el chat y cualquier tablero de conversación grupal. Con audiencias excepcionalmente grandes, establece reglas básicas para los participantes. Invita a la gente a hacer preguntas publicándolas en el tablero del grupo o mandándote un mensaje directamente. Utiliza las herramientas del anfitrión para silenciar automáticamente a los participantes hasta que llegue el momento de hacer preguntas y comentarios. Esto ayudará a reducir el ruido y las distracciones innecesarias para los demás participantes.
16. Evita los tiempos muertos
Las pausas son necesarias para una conversación efectiva. Ayudan a los oyentes a conectarse con lo que se dice y permiten al orador ofrecer un punto de impacto. El exceso de tiempo muerto, sin embargo, es incómodo y amateur. Si tienes dificultades técnicas o esperas a otros asistentes, hazlo saber a tu audiencia. Mantén tu pantalla compartida abierta para que puedan ver lo que se comparte. Comunica cualquier contratiempo cuando ocurra. Cuando se unan nuevos miembros de la audiencia, dales la bienvenida y comparte el tiempo que se necesita para que otros se unan.
17. Despeja el desorden
Lo bueno de las videollamadas es que puedes trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento. El problema es que los asistentes a menudo no prestan la atención adecuada a su entorno antes de empezar el vídeo. Antes de empezar, comprueba lo que está al alcance de la cámara. Elige un área bien iluminada sin luz de fondo que proyecte una sombra. Además, comprueba lo que hay detrás de ti. Asegúrate de que no haya demasiadas distracciones visuales para que los demás lo vean. Limpia tu espacio para que los asistentes no sean testigos de montañas de papeleo, libros o materiales.
18. Ofrece tu mejor ángulo
No tienes que ser una estrella de cine para conocer tus ángulos más halagadores. Coloca tu cámara en una posición que permita que tu cabeza permanezca en una posición neutral. Esto no sólo proporciona el ángulo más favorecedor para tu cara, sino que elimina las distracciones causadas por la mala colocación de la cámara. Nadie quiere mirar por la nariz o por la parte superior de la cabeza. Considera tu videoconferencia como si fuera una conversación cara a cara. Haz contacto visual a la altura de los ojos para asegurar la mejor conexión.
19. Mantén un buen contacto visual
Parecerás un novato si no miras directamente a la cámara o al menos a la cara de la persona. Resístete a mirarte a ti mismo en el pequeño cuadro de la esquina de tu pantalla.
20. Mantén tus notas cerca
Si necesitas mirar algunas notas durante tu llamada, escríbelas en un papel y pégalas junto a tu cámara. Esto te ayudará a mantenerte en el buen camino en caso de que te pongas nervioso. Memoriza tantos puntos como sea posible y ten un bloc de notas y un bolígrafo a mano para hacer algunas notas con la menor interrupción visual posible.
Beneficios de las videoconferencias
1. Es más atractivo que la audioconferencia
Los participantes en las audioconferencias tienden a separarse y a realizar varias tareas a la vez porque se sienten desconectados de los demás miembros de la reunión. Sin embargo, con el video, hay presión para mantener el "contacto visual virtual", lo que se traduce en niveles superiores de compromiso. Cuando cada miembro de la conferencia es visible, se inclina a utilizar las habilidades de comunicación que todos hemos practicado en las conversaciones cara a cara.
2. Es eficiente
La reducción del tiempo de desplazamiento es uno de los beneficios más obvios pero significativos de la videoconferencia. Las reuniones en persona pueden ocupar horas valiosas de su día; incluso una reunión de una hora de duración puede consumir rápidamente toda una mañana al contabilizar el tiempo de viaje, convirtiéndola en una actividad frustrante e ineficiente.
3. Mejora la comunicación
Las investigaciones han demostrado que los humanos procesan la información visual con mayor rapidez y precisión que el texto y el audio. Por lo tanto, cuando se realiza una reunión a través de una videoconferencia, los asistentes retendrán más información y la comprenderán más eficazmente que si se realiza la reunión a través de audio.
4. Conecta a los equipos
Los equipos están cada vez más separados geográficamente por varias razones. Pero las grandes distancias no importan cuando se puede reunir al equipo por videoconferencia, ya sea para reuniones regulares o para revisiones improvisadas.
5. Mejora la productividad
¿Necesitas una respuesta rápida a una pregunta difícil? En lugar de enviar un correo electrónico a tu colega y esperar una respuesta mañana, conéctate para una rápida conversación por videoconferencia y usa una función de compartir pantalla para seguir adelante con tu proyecto.
6. Mejora la asistencia
A menudo es un desafío coordinar agendas ocupadas y reunir al personal para reuniones en persona. La videoconferencia permite el tipo de flexibilidad que puede aumentar las tasas de asistencia a las reuniones y grabar la discusión para los que no asisten.
7. Proporciona más estructura para las reuniones
Debido a que la gente está llamando desde diferentes lugares, las horas de inicio y fin de las videoconferencias suelen estar bien definidas antes del inicio de la llamada. Esto significa menos conversaciones ociosas y más productividad durante el tiempo asignado. Es más probable que uses una agenda y te ciñas a ella cuando sabes que la reunión debe terminar a tiempo.
8. Ayuda a la retención de los empleados
No es un secreto que un buen equilibrio entre trabajo y vida es esencial para la retención de los empleados. La movilidad y flexibilidad que ofrece la videoconferencia da a las personas más control sobre sus días de trabajo, y esto lleva a una mejor retención. También puede hacer que los trabajadores remotos se sientan más conectados y parte del equipo cuando pueden conectarse cara a cara con sus compañeros de trabajo de forma regular.
Seis aspectos a considerar cuando se elige una aplicación de videoconferencia
1. Fiabilidad de la llamada
Asegúrate de que tu proveedor de servicios de videoconferencia se construya sobre una red fiable y resistente que tenga la disponibilidad global para satisfacer las necesidades únicas de tu empresa.
2. Calidad de video
No te conformes con nada menos que increíble para tu comunicación de misión crítica. El audio perfectamente sintonizado y el video 4K te hacen sentir como si estuvieras en la misma habitación, incluso si te conectas desde miles de kilómetros de distancia.
3. Facilidad de uso
Escoge una solución que se integre con tu directorio corporativo para conectar con los colegas de una forma fácil, pero también asegúrate de que la solución soporta llamadas de invitados para reuniones con clientes y socios fuera de tu organización.
4. Comparte la pantalla de forma inalámbrica
Transforma instantáneamente tu videollamada en una sesión de trabajo colaborativo compartiendo tu pantalla o presentación. De esa manera puedes cooperar en un documento además de comunicarte cara a cara.
5. Asistencia al cliente
¿A quién llamas si algo se rompe? Una solución de clase empresarial debe estar respaldada por el apoyo en tiempos de respuesta significativos. Elige una solución que te apoye durante toda la vida del servicio.
6. Trae tu propio dispositivo (BYOD)
El soporte para PC o Mac, tabletas y teléfonos inteligentes (Android o iOS) y las llamadas basadas en el navegador son esenciales. BYOD está aquí para quedarse - para la mejor adopción, encuentra una solución que se integre con todos los dispositivos que a tu equipo le guste utilizar.
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