16 de marzo de 2011

Con ocho basta

Lo esencial y lo interesante de los medios sociales es la posibilidad de interactuar entre las diferentes redes a las que uno pertenece. Por medio de gadgets, widgets y demás utilidades podemos interactuar desde unas y otras casi simultáneamente. Si a eso le añadimos la posibilidad de disponer de aplicaciones externas que nos avisan de las novedades en nuestras redes debemos admitir que, pese a la creciente complejidad y número de las redes, nuestra vida virtual nos puede resultar más fácil.
Uno de los aspectos que, sin embargo, no ha evolucionado hacia una sinergia común es el de las convocatorias de eventos. Cada vez que organizas algo, o lo creas en una red y lo compartes en las demás o lo creas en todas y cada una de tus redes. Esta última práctica no es recomendable. No por ser en sí una mala práctica sino porque luego se deben administrar los eventos y los invitados en cada red, lo que provoca duplicidades, confusión y, lo más grave, ineficacia.
Por una parte deberemos convenir que las secciones de eventos de muchas redes están copadas de convocatorias a acciones que no son eventos: ofertas, promociones, etc. Un evento es una acción con un principio y un final en el tiempo muy específicos y, normalmente, en un periodo muy concreto: un encuentro, conferencia, presentación, cocktail, networking, etc.
Por otra las invitaciones deben cursarse con tiempo suficiente para que los invitados puedan decidir su asistencia o no, en función de la agenda. Siempre es preferible convocarlo con más antelación de la debida que al revés, ya que las redes suelen permitir la exportación del evento a nuestra agenda, generar avisos, etc.
Es conveniente también la gestión de nuestros contactos, de modo que podamos etiquetarlos por ubicación geográfica. Esto nos permite optimizar las invitaciones, ya que evitamos cursarlas a personas que no se encuentran en la zona en la que se va a celebrar el evento. No por enviar más invitaciones vamos a conseguir más asistentes, sobre todo si los invitados no se encuentran en el ámbito geográfico del evento.
Y es conveniente especificar los contenidos o los motivos del evento. Cuanto más completa sea la información podamos ofrecer más facilitaremos la decisión de quienes invitemos. No es una buena costumbre dejar demasiado espacio a la imaginación. Puede provocar desinterés por el evento o decepción posterior por haber creado falsas expectativas.
Pienso que lo mas aconsejable es crear el evento en una sola red y difundir el enlace por las demás. De esta manera se evitan duplicidades de convocatoria, confusión a quienes las reciben y, sobre todo, se facilita la gestión de las invitaciones. ¿Se han parado a pensar qué sucedería si el evento fuera de pago? (Claro que, en una ciudad como Zaragoza, en la que parece que todo debe parecer subsidiado, eso del pago parece algo que no va con ellos).


Por cierto, todo esto venía a cuento de haber recibido en Facebook tres invitaciones para el mismo evento, en distintos días, cada una creada por una persona diferente (es decir, como si fueran tres eventos). Y eso que se supone que algunos saben de social media y de eventos. ¡Ah! también la he recibido varias veces más a través de redes como LinkedIn o Xing. Al menos yo he recibido invitación, para un mismo evento, ocho convocatorias distintas y de cuatro fuentes diferentes.

PostData: En el tiempo empleado a escribir este post he recibido cinco invitaciones a nuevos eventos en Facebook; el más cercano tiene lugar a 320 kilómetros de donde estoy. Me gusta sentirme querido, pero no acosado.
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