Cómo crear una estrategia de datos para tu empresa

Para las empresas de hoy en día, los datos son un recurso inestimable. Aunque el valor de la información es bien conocido, desentrañar ese valor suele ser un reto debido al gran volumen de datos y a los desafíos asociados a la recopilación, organización y activación de los mismos. La elaboración de una estrategia de datos puede ayudar a las empresas a superar esos desafíos y a acceder al valor de sus datos, utilizando al mismo tiempo sus recursos de manera eficiente. 

¿Qué es una estrategia de datos de empresa? 

Una estrategia de datos es una visión de cómo una empresa recopilará, almacenará, administrará, compartirá y utilizará los datos. El Consejo de Datos del MIT CISR proporciona la siguiente definición de estrategia de datos: "un concepto central e integrado que articula cómo los datos permitirán e inspirarán la estrategia empresarial". La estrategia de datos de una empresa establece la base de todo lo que hace en relación con los datos.

La estrategia de datos de cada organización se verá un poco diferente, pero generalmente, una estrategia de datos e servirá para llevar a cabo:

• Definir cómo los datos ayudarán a la empresa a cumplir con los objetivos de negocio
• Establecer cómo la empresa completará las actividades de datos deseadas para lograr sus objetivos
• Describir los cambios que la organización necesita incorporar para maximizar el valor de sus actividades de datos y esbozar los planes de cómo la empresa realizará dichos cambios
• Establecer un calendario para completar las actividades propuestas, definir hitos y prioridades y describir una estrategia para avanzar
• Analizar la justificación financiera de las actividades de datos sugeridas y cómo se beneficiará la empresa de ellas, y utilizar la información para aumentar sus beneficios y monetizar sus datos

Una estrategia de datos debe ser específica y aplicable, pero también debe poder adaptarse a medida que cambien las circunstancias.

¿Por qué es esencial para un negocio tener una estrategia de datos y qué beneficios proporciona tenerla?

1. La estrategia de datos ayuda a desbloquear el poder de los datos

Hoy en día, el valor de los datos es bien conocido. En lugar de ver los datos como un subproducto de diversas actividades comerciales, la mayoría de las organizaciones entienden que es un recurso valioso. Sin embargo, desentrañar ese valor puede ser un desafío. Las organizaciones pueden no saber cómo responder a la pregunta "¿Qué es el big data?". También es posible que no entiendan qué datos hay que recopilar o cómo capturarlos eficazmente. Una vez que reúnen datos, también se enfrentan al reto de convertirlos en un formato útil, compartirlos en toda la organización y obtener conocimientos de ellos. Una estrategia de datos ofrece a los trabajadores orientación sobre cómo hacer estas cosas y ayuda a asegurar que las personas de toda la organización lo hagan de manera coherente.

2. El volumen de datos está aumentando

El volumen de datos que existe en el mundo y que está disponible para las empresas está aumentando rápidamente - el 90% de los datos en el mundo se hicieron disponibles en sólo los últimos dos años. A medida que el volumen de datos aumenta, la gestión de esos datos se hace más difícil y la necesidad de una estrategia de datos aumenta.

Anteriormente, algunas empresas podían gestionar sus datos utilizando el conocimiento común. Por ejemplo, si un desarrollador necesitaba datos, se pondría en contacto con la persona encargada de supervisarlos. Puede que tuvieran que celebrar reuniones, enviar correos electrónicos y mantener conversaciones para encontrar una fuente para ello. Si bien este método no era el más eficiente, no requería demasiado tiempo porque el volumen de datos era bajo.

Sin embargo, a medida que aumenta la cantidad de datos, se hace imposible para cualquier persona hacer un seguimiento de todos los datos que son relevantes para ella. En su lugar, la empresa necesita poner en marcha una estrategia de datos. Confiar en un enfoque informal en el mundo actual, centrado en los datos, puede llevar a un uso ineficiente de los datos, a la pérdida de los mismos y a resultados incorrectos.

3. La estrategia de datos mejora la gestión de datos en toda la organización

Cuando surge un problema relacionado con los datos, la primera reacción que tienen muchas empresas es implementar una solución para resolver ese problema específico. Este enfoque puntual puede funcionar a corto plazo, pero no es el método más eficaz para solucionar los problemas relacionados con los datos. Tampoco aborda cuestiones que pueden sobrepasar los límites de los departamentos y proyectos, y cuando se trata de datos, muchas cosas lo hacen.

El acceso y el uso de los datos son necesidades de toda la empresa y afectan a todos los grupos y niveles de jerarquía dentro de la misma. Por eso es beneficioso implementar una estrategia de datos para toda la empresa. La creación de dicha estrategia mejora la gestión de datos en toda la organización y garantiza que los distintos departamentos trabajen de forma coordinada entre sí y no unos con otros.

4. La estrategia de datos ayuda a utilizar los recursos de manera eficiente

Si no tienes una estrategia de datos, los diferentes departamentos y personas resolverán los problemas de datos por su cuenta. Cada departamento, por ejemplo, puede poner los datos en bruto en cualquier formato que consideren ás adecuado. Cada departamento tiene que dedicar tiempo y recursos a esta tarea, y pueden ponerlos en un formato que no es ideal para otro proyecto. Este enfoque conduce a un gran desperdicio de recursos.

Con una estrategia de gestión de datos, cada departamento o cada persona tendrá pautas a seguir relacionadas con el formato en que deben estar los datos. Aunque pueden hacer ajustes según sea necesario, los datos deben estar en un formato utilizable cuando alguien vaya a recuperarlos. Tener los datos en un formato estándar también significa que los departamentos pueden enviarlos fácilmente de un lado a otro. Tener una estrategia para toda la empresa te ayuda a utilizar tus recursos de manera más eficiente, reduciendo los costes relacionados con los datos.

¿Qué debemos incluir en nuestra estrategia de datos?

1. Estrategia de negocio

Una buena estrategia de datos no debe crearse de forma aislada, sino que debe impulsarse por su estrategia comercial general. Por lo tanto, el primer paso en cualquier estrategia de datos es considerar las prioridades estratégicas de tu empresa y las cuestiones comerciales clave. Sólo entonces podrás identificar cómo puedes utilizar los datos para ayudarte a cumplir con esas prioridades y responder a tus preguntas de negocios.

Los usos y prioridades de los datos que identificas en esta fase son tus casos de uso. Para asegurar que tu estrategia de datos esté enfocada y sea alcanzable, yo me ceñiría a no más de 3-5 casos de uso de datos.

2. Prioridades de adopción a corto plazo

Debido a que las grandes prioridades estratégicas de los datos pueden requerir algún tiempo para su implementación y ofrecer valor, creo que es útil identificar también 1-3 datos de beneficios rápidos. Estas son formas rápidas, preferiblemente baratas, de añadir valor y demostrar el retorno de la inversión de los datos, lo que, a su vez, te ayuda a conseguir la aceptación de esos casos de uso de datos más relevantes. Por ejemplo, podrías hacer un análisis de la rotación de clientes, para ayudar a prevenir o reducir la rotación de los mismos.

3. Requisitos de datos

En esta etapa, piensa en los datos que necesitas para alcanzar tus objetivos y de dónde vendrán esos datos. Podemos preguntarnos:

• ¿Necesitas datos estructurados o no estructurados, o (idealmente) una combinación de ambos?
• ¿Puedes lograr tu objetivo sólo con datos internos, o necesitas complementar los datos de tu empresa con datos externos (por ejemplo, datos de los medios sociales, datos meteorológicos, etc.)?
• ¿Ya tienes o puedes acceder rápidamente a los datos que necesitas?
• Si no es así, necesitas establecer una forma de recopilar los datos apropiados. ¿Qué método de recopilación de datos vas a utilizar?

4. Administración de datos

Los datos traen grandes recompensas, pero también pueden ser una seria responsabilidad si no se presta la debida atención a la gestión de los mismos. Este paso te anima a pensar en la calidad de los datos, la seguridad de los datos, los problemas de privacidad y propiedad, la transparencia y el uso ético de los datos. Algunas de las consideraciones clave incluyen:

• ¿Quién es responsable de asegurar que los datos sean precisos, completos y actualizados?
• ¿Cómo se garantizará que los datos se almacenen de forma segura?
• Si estás accediendo a los datos de otra persona, ¿podrías perder el acceso a ellos? ¿Qué harás si te cortan el paso?
• ¿Cómo aseguras el uso ético de los datos?
• ¿Qué permisos necesitas para poder reunir y utilizar los datos?
• ¿Cómo puedes minimizar los datos cuando sea posible (un principio fundamental de la GDPR)?
• ¿Cómo garantizarás el uso abierto y honesto de los datos en toda la empresa?

5. Implicaciones tecnológicas

Habiendo decidido cómo quieres usar los datos, y qué datos necesitarás, el siguiente paso es identificar las implicaciones tecnológicas y de infraestructura de esas decisiones. En términos muy simples, esto significa mirar las necesidades de hardware y software para:

• Recopilar datos
• Almacenar y organizar los datos
• Procesar (analizar) los datos para extraer conocimientos, que pueden incluir el aprendizaje automático (machine learning) o la tecnología de aprendizaje profundo (deep learning)
• Comunicar las observaciones de los datos, incluida la presentación de informes y la visualización de los datos

6. Habilidades y capacidades

A menudo, el principal obstáculo para las empresas que quieren sacar más provecho de los datos es la carencia de aptitudes y conocimiento en materia de datos. Por lo tanto, ésta es una parte crítica de su estrategia de datos. Pregúntate a ti mismo:

• ¿Tienes las destrezas para satisfacer tus necesidades de datos?
• Si no es así, ¿puedes formar al personal de tu empresa o necesitas contratar a nuevos profesionales?
• Si buscas habilidades externas, ¿te asociarás con un proveedor de datos o hay potencial para adquirir una empresa?

La conciencia de liderazgo es otra parte importante de esto. Tu equipo de liderazgo necesita entender por qué los datos son importantes y cómo pueden ayudar a la empresa a alcanzar sus objetivos. Idealmente, esta cultura de datos se filtrará a través de toda la empresa, de modo que todos en todos los niveles sean conscientes del poder de los datos.

7. Implementación y gestión del cambio

Hacer un plan es una cosa; ejecutarlo es otra. Así que este último paso trata de garantizar que tu estrategia de datos se convierta en realidad. Así que deberías cuestionarte:

• ¿Cómo implementarás tu plan? ¿Cuáles son las actividades clave que deben realizarse después?
• ¿Quién es el responsable de llevar a cabo cada acción?
• ¿Qué cambios necesita hacer la empresa?
  
  
  

Conclusión

A medida que los datos se vuelven más valiosos para las empresas y el volumen de datos sigue aumentando, la elaboración de una estrategia de datos es cada vez más crucial para las empresas de todos los tamaños. Una buena estrategia de datos te ayudará a utilizar tus recursos de manera más eficiente y a maximizar el valor que puedes obtener de tus datos.

La tecnología que se utilice, así como los socios con los que se trabaje, pueden tener un impacto significativo en el éxito de tu estrategia de datos.